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セミナー

2月 12, 2015

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セミナー

セミナーの開催

実際に私達SKLコミュニケーションズが依頼を受けて開催するイベントの例として、まず一つにセミナーの開催について紹介します。
セミナーは様々な論題を元にして議論を交わすためのイベントで、それほど大掛かりな準備が必要あるものではありません。
小規模なものであれば個人でも十分企画、開催を行なうことが出来るタイプのイベントであると言えます。
しかし、規模が大きくなればなるほど会場の準備や当日の段取りなどの手間が多くなり、個人開催で回していくのが難しくなってきます。

では、我々が請け負った場合のセミナー開催はどのような手順で行われるのか、ということについて紹介します。
まずはじめに、クライアント様と相談の上で、どのくらいの規模の会場を抑えるべきか、さらに日程はどうするか、ということについて決定していきます。
これについては会場側の都合もあり、中々クライアント様の第一希望通りにならないこともあります。
別の近い条件の会場でも問題がないというのであれば、その日に使うことが出来る会場を探しアポイントを取るなどしてプログラムを構築していきます。

会場の人気等によっても違いますが、多くの場合開催の2ヶ月から3ヶ月前には予約を行うのが基本です。
あまり期限が短くなってくると予約を取るのが難しくなってしまうだけではなく、費用面でも高くなってしまう可能性があります。
一度予約を取ってしまえば後は当日にむけて準備を全力で行なっていくことになります。

個人でセミナー開催を行なう場合、特にポイントとなるのが会場で出来ることが何か、ということを出来るだけ細かく知っておくことです。
入ることが出来る人数やケータリングの可否、防音性や周辺の環境などもセミナーの正否に大きくかかわります。
こういった部分の確認も我々が責任を持って行なわせて頂きます。

当日のオペレーション

セミナーにおいては、メインコンテンツとなる講演をサポートするオペレーションが必要となります。
我々はこのオペレーション人員の派遣ももちろん行なっています。
具体的には受付と司会、さらには音響などのスタッフがこれに当たります。

受付は予算と相談の上ではありますが、可能であれば2名置くのが良いでしょう。
1人だと混雑する時間帯に対応するのが難しくなってしまい、混乱を招いてしまう可能性があります。

司会者の腕もセミナー全体の成功を大きく左右します。
良い司会者であれば、セミナーの内容をよりいっそう分かりやすく、かつ魅力的なものとしていくことが可能です。