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イベントのマニュアルづくりについて

マニュアルを作る

イベントを運営するにあたって、スタッフの行動を制御するために非常に重要なポイントとなるのがマニュアルの作成です。
その場その場の場当たり的な運営ではどうしても問題が発生してしまうことが多くなるため、事前に想定できることをマニュアルとして作成しておき、当日スタッフが個人の判断で動かなければならない場面を極力少なくすることが重要になります。
では、実際にマニュアルを作るという場合、どのような点に注目しながら作っていけば良いのでしょうか?

まず最初のポイントとなるのが「時間」です。
イベントにはスケジュールがあり、そのスケジュールは時間に基づいて動いています。
そのため、時間毎にどのような事を行う必要があるのか、ということを進行スケジュールとしてマニュアルに乗せておきます。
一目見て今やるべきことがわかるようなチャートにする必要があり、適宜色を使うなどして重要な点を見つけやすいようにしましょう。

次に、「空間」です。
イベント会場のどこで何をすれば良いのか、ということがわかることもマニュアルの重要なポイントとなります。
スケジュールラインと合わせて、今この時間にはどこにいれば良いのか、どこに動けば良いのか、ということが直感的にわかるように作成します。
適宜地図を掲載するなどすると、より分かりやすいマニュアルに仕上げる事ができるでしょう。

3つ目は「組織」です。
何か問題が発生した場合には、どこの指揮系統に従って行動すれば良いのか、ということを記すものとなります。
すべての統括を行なう人を配置するだけではなく、グループ毎のリーダーを設定しておき、すぐに個別の事案に対応できるような体制を作ることか重要です。

司会原稿チャート

「時間」に関することですが、イベントにおいては当初の時間通りではなく動いている可能性もあります。
そう言った場合には、実時間しか掲載されていないタイムスケジュールでは意味がなくなってしまいます。
こういった時に重要になるのが「司会原稿チャート」を作っておくことです。
これは、「司会者がこう言ったら、こう動く」ということを記しておくものです。

これであれば司会者の進行によって現在のイベントの進行状況がわかるようになるため、実時間とずれていても問題なく対応することが出来るわけです。
このためにも、事前に司会者と他のスタッフとの間で意思疎通をおこなっておきましょう。
トラブルによって尺が変更になる場合についても、一つ飛ばした司会を行なうなどして対応が可能なのがこの方法のメリットです。

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