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イベントキャンセルの方針の決定について

決めておきたいイベントのキャンセルのこと、知っておきたいルール

ずっと練り上げてきたイベントが近くなってきた・・・という時に必ず出てくるのが、イベントをキャンセルしたいという参加者からの申し出です。
この時、キャンセルという事について、開催する側がルールを決めておかないと後から問題になる事も出てきます。

キャンセルという電話を受けた時、どうすればいいのか?迷ってしまうスタッフもいるでしょうし、こういう時に、イベントのキャンセルについて、返金、その方法、手数料、キャンセル料金など取るのかどうか、しっかりとイベントの準備段階で決めておくことが重要なのです。

イベントの計画が整って広告する前に、きちんとキャンセルポリシーを決めておくことで、もし開催直前という忙しい時期にキャンセルの申し出があっても、対応しやすくなります。

一般的にどのようなキャンセルポリシーがあるのか

イベントを行う際に、イベント企画会社などを通じて行う場合、キャンセルの手続きの仕方が決まっていて、サイト上から行う事が出来るという事もあります。
しかし、どのようなイベントを行うのか?また運営の仕方によってキャンセルポリシーを定めておかないと、後にトラブルとなる事もあります。

イベントを行う際、そのイベントごとに、キャンセルの場合どのような方針で対応するのか、しっかり決めておけば、あわてることもなくまた、申込みの際に、キャンセルする場合はこういうルールがありますと、顧客に提示する事もできます。

一般的に利用されているキャンセルの方法として申込後返金不可という状態にすることもあります。
例えばコンサートなどの興行系のチケットなどの場合、申し込みを行ってから返金は受け付けないという場合が多いです。
こうした場合、「お客様の都合によりキャンセルを希望される場合、返金、キャンセルはお付け付できないので予めご了承ください」など、文面をチケット等にのせておくといいでしょう。

イベントを行う7日前、10日前までにキャンセルする場合は、返金可能など、期間を区切って返金可能とする事もあります。
例えば、食事の提供があるイベントで申し込み多数という場合、その食事内容が変わり、キャンセルしたいという人もいるかもしれません。
この場合、期間を区切っていつまでにという指定をして、返金を行うという手段も取られています。

セミナーなどの場合、イベント開始の直前までキャンセル可能となっていることもありますが、こうした返金については少なくなってきています。
セミナーでも何かの準備が必要だったり、キャンセルする事で教材などが無駄になってしまう事もあります。
この場合、キャンセル料について、数日前という形をとった方がいいでしょう。

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