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ドタキャン防止対策

11月 16, 2017

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ドタキャン防止対策

イベントのドタキャン、本当に困ります

イベントを行おうと企画し、準備も念入りに行った、広告もうまくいき100名もの参加者が応募してくれた、よしこれはうまくいくと思ったのに、当日イベント会場は参加者が半分くらいしかいない、こういう事、イベントでよくある事ともいえます。

どんなにしっかりと企画運営を考えていても、イベント当日の天気が悪かったり、後から近くで魅力的な別のイベントが行われるなど、何かあって参加者が少なくなるという事もあります。
半分以上来ないという事は珍しい事だと思いますが、当日何かの用事があってキャンセルするという事はよくあることです。
しかし見込みを付けるという事は、非常に大切なこと尚で、ドタキャンを防ぐこともしっかり考えておく必要があります。

ドタキャンでも理由があっていけないという事なら仕方がないのですが、いくつもりだったのにうっかり日にちを忘れていたとか、間違えていたということでは非常にもったいないです。
そこでこうしたドタキャンを防ぐためにリマインドメールを活用されていかがでしょうか。

リマインドメールとは何か?ポイントは?

リマインドメールというのは思い起こさせるためのメール、つまり、イベントが迫ってきたとき、イベントが近いですよという事を知らせるメールを送るということです。
イベントのほかにも忘年会や企業内での会議、資料を提出しなければならない時など、さまざまな事に利用できるメールの手法です。

リマインドメールに書き込むことと、最も重要な事は、集合の場所、イベント会場の住所、開始時間、日程です。
あなたが申し込んだイベントが、○月○日、○曜日、○時から始まるという事、もうすぐ行われますよという事をしっかり伝える事が必要です。

受付の場所がどこにあるか?なども細かく書いておくといくのよそうかな?と思っている人も行く気になったりするものです。

最寄駅からのアクセスも書いておくこと

リマインドメールには、最寄駅からイベント会場までどのくらいかかるのか、またそのアクセス方法なども細かく書いておくといいでしょう。
○○駅に○時に到着する電車で来るなら、○○バス停から○時○分のバスに乗る事が出来る等、出来るだけ細かく書いておくこと、またバス停の時刻表なども書いておくと非常に丁寧です。
道順は見て確認できるように地図などをのせておくと、行きやすくなるのでドタキャンしようか?と思っているとしても、ここまで詳しくのせてくれていればいってみるか?と考え直す人もきっと出てきます。

持ち物が必要な場合は、持っていくものなどをのせておくこと、またプログラムの内容やこういう時間でこういう事を行うという詳しいスケジュールものせておけば、相手の方がイベントに参加するビジョンがはっきりしてくるので、リマインドメールが生きてきます。

何もせず、参加者が少ないと嘆くのではなく、そういう経験をしたのなら、またそういう事もあると知ったのなら、しっかりと対策を練る事も大切です。