計画がすべての始まり
自分でイベントを開催する場合、最も難しく重要なのはどのパートだと思いますか？
実は、「企画段階」が最も難しいといわれています。
段取りをうまく考えることができなければ、行き当たりばったりで当日の運営がうまくいくということはありません。
そのため、ここではまず企画運営のための段取りの作り方について紹介します。
まず最初に行なわなければならないのが、「タスク」と「担当者」を決め、割り振っていくこと。
タスクだけを決めても、担当者が決まらなければ、誰がどこを行なうべきなのか分からず、混乱を招いてしまいます。
こういった事態がないように、誰がどこを担当するのかを事前にしっかりと決定しておきましょう。
ただし、トラブルなどの際にはフレキシブルに対応できるような連絡手段を作っておくのも重要です。
企画の段取りとして重要になるのが「5W1H」理論です。
Why,What,Who,When,Where,Howの5つにイベントの企画内容を分類し、それぞれについて考えていきます。
まずは「Why」、何故そのイベントを開催するのかを十分に考えましょう。
イベントの種類にもよってこれは大きく異なってきます。
何かをアピールするためのイベントであったり、同好の士で楽しむためのイベントであったり、その種類はさまざまです。
次に「What」、これは企画において何をするか、というタスクのことを指しています。
企画内容を細かく決定することになりますが、この時、Whyの目的に合うかどうかをしっかり考える必要があるでしょう。
3つ目は「Who」、誰がそのタスクを行うのかを決定します。
前述の通り、誰が何をするのか分からなくなってしまうのがタスク決定において良くあるミス。
手が開いている人が開いている仕事をやる、というのではなく、ベースとしてやるべき仕事を決定しておくようにしましょう。
そして「When」と「Where」は、いつ、どこでそのイベントを行なうのかを指しています。
時間と場所、どちらを優先して決めるのかについては、イベントの性質によって違っているでしょう。
また、寄り合い型のイベントの場合、これらは事前に決まっていることもあります。
それに合わせて準備をする、という予定の建て方を行いましょう。
最後は「How」、どのようにしてタスクを実行するのかを考えます。
ともかくやる、ということではうまく動く事ができません。
事前に方向性を決めておくことで、混乱なくタスクを実行していくことが可能になります。
スケジュールの管理
必要なタスクが決まったら、それぞれを行うタイミングを分類していきます。
「イベント前」「当日」「イベント後」という3つに分けて、振り分けていきましょう。
ここで同じ担当者が同じタイミングの仕事を多く請け負っていることがないように調節していきます。
最終的な仕事量が同じでも、同時に行う仕事量が多ければオーバーフローしてしまう可能性が出てきてしまうでしょう。
後はそれぞれのタスクの締め切りなどをカレンダー条で確認し、いつまでにどのタスクが行なわれている必要があるのかを確認してください。
遅れが生じている時には、早目に修正出来るようにしていくのが失敗しないコツです。
