しっかり見ておきたいイベント会場の下見、そのコツとは
イベントを行う会場、これは非常に重要な場所となります。
趣旨にあっているかという事も大切ですし、アクセスがいいか、雰囲気のいい場所なのか、そういった事もしっかり考えなければならないので、会場を見に行くという事がかなり重要な要素となります。
通常、誰でも開催する側としてはイベント会場を見に行くと思いますが、下見を行う際に、おきたい会場に選ぶ際のポイントを理解し、ポイントに沿ってイベントにあった、参加される方にとって来やすい会場をみつけることが大切です。
イベント会場、確認するポイントとは
一番しっかりとみておきたいこと、理解しておきたいこととして、会場までのアクセスがあります。
最寄駅から近いかどうか、また最寄駅のバス停からどのくらいで到着するのか、バスの本数は少なくないのか、そのポイントを踏まえて、どの位の時間で最寄駅から会場まで到着するのか、しっかりと記録しておきます。
会場がわかりにくい場所の場合、会場を知らせるハガキ、またサイトなどに、目印となる建物などを記載しておかないと、迷ってしまう人も多くなるので、わかりにくいと思う時には角に何があるのか、目印となるランドマーク的なものがあるかどうかなど、チェックしておきましょう。
意外な落とし穴、会場にコンセントが少ない
会場までのアクセスも良く、来る人たちが不便と感じる事もない、雰囲気もいいし・・・と思っていたのに、実際当日になって気が付いた!「コンセントの数が少ない」「必要な位置に電源がない」「電源の容量が少ない」これでは、思うようなイベントが出来ない可能性が出てきます。
仮に雰囲気もよくアクセスも良く電源系の事以外は問題ないという事なら、延長コードをたくさん用意しておくということも大切です。
ただ、音楽系のイベントなどの場合、照明など容量が足りなくなる可能性もあるので、アンペア数が足りないようなら、その会場はあきらめ方がいいでしょう。
コンビニが近いかどうかは必須ポイント
何か足りないというものがある時、24時間動いているお店、コンビニがあるという事は必須になります。
以外とあれがない、これがないと、当日会場の準備をするときになってからあわてる事も多く、電池や紙コップ、ゴミ袋、テープなどを買いに走るという事も多いのです。
準備万端と思ったらトイレにトイレットペーパーがない事に気が付き、あわてて走る、などもありますので、コンビニの位置は把握しておくことが必須です。
照明などの動作確認は必ずしておくこと
音楽系イベントでよくあるのが、当日思ったような照明、音響にならなかったという点です。
照明、器材もかなり整っているからここなら大丈夫と思っていたら、リハーサルの時、照明設備の中で動かないものがかなりある事が判明、でも日にちが近いほど、どうにもできないので、最初に下見に行った時、必ず照明などの設備テストを行わせてもらいましょう。
大規模なイベントの場合、照明のプロなどが入るのでこうしたことも少なくなりますが、小さいイベントの場合、照明も大道具も兼ねているという事が多く、落とし穴になりやすいのです。